قحط معنی در میان نام هاست

آقای شهاب عزیز در سایت خود (+) در خصوص استفاده از واژه های تخصصی نوشته اند و دو دلیل برای عدم استفاده از این واژه ها در انتهای مطلب شان می نویسند. این مطلب یک تجربه که برای خود من اتفاق افتاد را به یادم آورد. 

اوایل که با مفهوم نقشه استراتژی و کارت امتیازی متوازن آشنا شده بودم، خیلی سعی کردم با بیان آنها در سازمان، این سیستم ها را پیاده کنم. همه مخالفم شدند که درس های دانشگاهی از اجرا جداست و نمی توان این کارها را کرد و ... آن موقع خیلی تو ذوقم خورده بود و داشتم بیخیال می شدم که تصمیم گرفتم به نصیحت دکتر آذرهوش عزیز، رویه ام را تغییر بدهم. بدون استفاده از این کلمات و تنها با پیاده کردن مفاهیم و تجربیات خوبی که بدست آمد، آن سیستم ها را اجرا کردم. هیچ وقت از نقشه استراتژی استفاده نکردم و تنها مفاهیمی که مدیران می گفتند را در پرزنتیشن ترسیم می کردم و مسیر حرکت را نشان می دادم. 

متاسفانه استفاده بی جا از کلمات تخصصی همه جا مطرح است. حتی در دنیای IT و مهندسی و ... اگر واقعا دنبال انجام کار هستیم، که در واقع هدف باید این باشد، می بایست به استفاده از کلمات بسیار دقت کنیم. تجربه من این است که همیشه از مفاهیم استفاده کنیم و خودمان را در شکل و قالب و اسم متوقف نکنیم. 

عادت کنیم به نوشتن

یک مساله ای که جدیدا با آن مواجه شده ام، تاثیر بحث هایی است که بخاطر نامشخص بودن موضوع در ذهن ها اتفاق می افتد. آدم ها در جلسات مختلف به بیان دیدگاه هایشان می پردازند ولی بارها پیش آمده که بعد از بحث و گفتگوی زیاد، متوجه می شویم که آنچه در ذهن ها بوده کاملا یکسان است و وقتی به گفتار می آید متفاوت می شود و برداشت ها مختلف.

امروز در خصوص موضوعی جلسه داشتیم. این جلسه دوم بود و منتظر بودیم که یک ارائه ای در خصوص موضوع از طرف مطرح کنندگان داشته باشیم. در حالیکه مطرح کنندگان علیرغم صحبت قبلی، دست خالی آمده بودند و وقتی علت را جویا شدیم، گفتند به نظر ما شفاف است موضوع و نیازی به نوشتن نیست. همان موقع در مورد مساله ای از آنها پرسیدم که جوابی برایش نداشتند. با توجه به اینکه در صورت اجرایی شدن موضوع بیشترین مسئولیت برای خود آنها اجرا می شد، برایشان توضیح دادم که واقعا به نفع خودشان است که موضوع مطرح شده را بنویسند تا ذهن ها یکسان شود. 

ما اصلا عادت نکرده ایم به نوشتن نظرات و ایده ها. در حالیکه واقعا وقتی هم از ما نمی گیرد. بعضی ها واقعا ترجیح می دهند در مورد یک موضوع ساعت ها وقت بگذارند و حرف بزنند و به نتیجه هم نرسند، به جای اینکه چند دقیقه زمان بگذارند برای نوشتن و زودتر به تفاهم برسند. 

انعطاف

امروز روز شلوغی بود. وقتی تمام شد، به برنامه ام که نگاه کردم دیدم خیلی با روزهای دیگر فرقی نداشت. با خودم فکر کردم که چرا اینطوری فکر کردم؟ کارها و جلسات امروزم را از هفته قبل تنظیم کرده بودم و دیروز دوستی من را دعوت کرد به یک نشست آموزشی در خصوص هولدینگ ها. با توجه به علاقه شخصی و کارهایی که در دست دارم، این موضوع خیلی بهم کمک می کرد ولی با برنامه های از پیش تعیین شده ام تداخل داشت. از صبح ذهنم درگیر شده بود که چه کنم. چطور می توانم وقتم را مرتب کنم که به آن دوره هم برسم. 

همیشه در صحبت با همه در خصوص انعطاف پذیری سازمان ها سخنرانی ها می کنم ولی امروز دیدم خودم اصلا با تغییر شرایط هماهنگ نیستم. اینکه نمی توانیم خود را با تغییر شرایط وفق دهیم اصلا خوب نیست. هر چند شرایط آخر سال و اینکه چندتا کار باید انجام شود استرس زیادی وارد می کند ولی باید بتوانیم با تغییرات ناگهانی برنامه مان را تنظیم کنیم. باید سریع بتوانیم کارها را اولویت بندی کنیم و در خصوص زمانبندی جدید برنامه ها تصمیم بگیریم. 

اینقدر دستورالعمل بدهید تا...

چند صباحی است که بالاجبار با دوستان واحد HSE هم اتاقی شده ام. گفتگوهای جالبی را شنیده ام که به نظرم معضل اصلی در پیاده سازی این نوع استانداردهاست. 

تمام دیالوگ هایی که رد و بدل می شود بین آنها، از یک طرف، تهیه دستورالعمل و رویه است و از طرف دیگر شکایت از اینکه چرا دستورالعمل ها اجرا نمی شوند. وقتی موضوعی مطرح می شود می گردند دنبال رویه و دستورالعمل که خدا رو شکر پر است در اینترنت و شرکت های دیگر و کافی است که جستجو بلد باشی و شبکه خوبی از آدمهای آن رشته. بعد که دستورالعمل یا رویه ابلاغ می شود، شاکی  می شوند از اینکه چرا اجرا نمی شود؟!؟

تا وقتی سیستم های مدیریتی از خود سازمان ها و براساس روند اجرایی آنها تهیه نشوند، وضع به همین منوال است. سیستم هایی اجرا می شوند که دنبال ایده آل نباشند و در قدم اول سعی در سیستماتیک نمودن وضع جاری بکنند و با گام های آهسته بروند سمت اینکه بهبود ایجاد کنند. 

از طرف دیگر موضوع ارتباطات، آگاهی و فرهنگ سازی هم از اولویت بالایی برخوردار است. باید رویه که نوشته می شود صحبت کرد، اطلاع داد و فرهنگ سازی کرد. 

اینگونه می توانیم به اجرایی شدن دستورالعمل ها بیشتر امید داشته باشیم.